Small Business Server 2011, SharePoint Foundation 2010 und die PDF Dateien – Teil 1: Implementierung PDF Icon

Der Small Business Server 2011 Standard enthält ja unter anderem SharePoint Foundation 2010. Wenn man SharePoint vernünftig einsetzt, z.B. als Filerepository im Unternehmen, möchte man natürlich auch die Stärken eines solchen Systems nutzen. Eine der Stärken der SharePoint Familie stellt die Suchfunktionalität dar. Das größte Problem heutzutage ist das Wiederfinden von Informationen, die „irgendwo“ in der eigenen IT-Landschaft abgespeichert wurden. Viele Unternehmen legen Ihre Dokumente auf Dateifreigaben ab, die z.B. nach Kunden oder Projekten organisiert sind. Nutzt man nun SharePoint für die Speicherung dieser vielen Dokumente, eröffnen sich natürlich auch neue Möglichkeiten in Bezug auf die Auffindbarkeit der dort enthaltenen Informationen. Wie sagte mal der frühere CEO von HP: „Wenn HP wüsste, was HP weiß, dann wären wir dreimal so profitabel“.

Nun ist es bei SharePoint Foundation 2010 ähnlich wie bei seinem großen Bruder, dem SharePoint Server 2010: Per Default kann lediglich nach den Dateinamen bei PDF Dokumenten gesucht werden – der Inhalt wird nicht mit indiziert. Es fehlt nämlich der passende iFilter für PDF Dateien, der es SharePoint ermöglicht, die Inhalte dieser Dateien mit zu indizieren. Ebenfalls werden die im SharePoint hochgeladenen PDF Dateien lediglich mit einem Standardsymbol dargestellt.

Ich möchte Ihnen nun im ersten Blogbeitrag zeigen, wie sie Schritt für Schritt die korrekten PDF-Icons im SharePoint Foundation 2010 des SBS2011 implementieren. Im zweiten Teil beschäftigen wir uns dann mit der Implementierung des Adobe PDF iFilters und der Konfiguration des SharePoint Foundation 2010 für das Indizieren der PDF Dokumente.

Schritt 1: Vorbereitung des Servers

Da man für diverse Arbeiten immer wieder mal in den sogenannten „14 Hive“ des SharePoint vorstoßen muss, bietet es sich an, eine Verknüpfung dieses Vewrzeichnisses auf den Desktop zu legen, sowie den Pfad zu diesem Verzeichnis in der Systemvariablen „Path“ des Servers zu hinterlegen. Dazu navigiert man in folgendes (Standard-)Verzeichnis auf dem Server:
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\

Legen Sie nun diesen Ordner als Verknüpfung auf dem Desktop des SBS ab.

Schritt 2: Herunterladen der notwendigen Grafikdatei von Adobe

Im zweiten Schritt laden wir uns die notwendige Grafikdatei von Adobe herunter. Sie bekommen die Datei unter http://www.adobe.com/images/pdficon_small.gif (=> Rechte Maustaste auf das Symbol und dann „Speichern unter“ … auswählen!).

Kopieren Sie nun die Grafikdatei in das Verzeichnis C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\IMAGES\

Schritt 3: Editieren der Docicon.xml Datei

Wir öffnen nun mit dem Windows eigenen Editor die zuständige Konfigurationsdatei Docicon.xml, in der unter anderem die Icons im SharePoint definiert werden.

Diese Datei finden wir unter C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\XML.

In dieser Datei navigieren wir in den Abschnitt <ByExtension> und scrollen dort nach unten bis zum Eintrag <Mapping Key=”png” Value=”icpng.gif”/>. Oberhalb dieses Eintrags wird nun ein neuer Eintrag angelegt: <Mapping Key=”pdf” Value=”pdficon_small.gif”/>. Dieser neue Eintrag sorgt nun dafür, daß alle PDF Dateien, also alle Dateien mit der Endung .pdf mit dem soeben eingefügten Symbol angezeigt werden. Die von uns geänderte Datei sollte also nun so aussehen:

Wir  speichern zum Schluss die modifizierte Docicon.xml Datei ab. Falls wir dabei eine Fehlermeldung bekommen, dass wir die Datei nicht unter dem gleichen Namen speichern dürfen, einfach die Datei unter dem Namen Docicon_neu.xml abspeichern und anschließend über den Windows Explorer die alte Docicon.xml in Docicon.bak und dann die Docicon_neu.xml in Docicon.xml umbenennen!

Schritt 4: Neustart der IIS-Dienste

Damit die geänderte Konfiguration auch auf dem SharePoint wirksam wird, ist noch ein Reset der IIS Dienste notwendig. Wir öffnen das Windows Startmenü und geben folgenden Befehl ein: cmd. Jetzt klicken wir auf cmd.exe im Startmenü mit der rechten Maustaste und wählen die Option „Als Administrator ausführen“.

Im Eingabefenster tippen wir den Befehl „iisreset –noforce“ ein und bestätigen anschließend mit  der Eingabetaste.

Zur Überprüfung rufen wir das Companyweb des SBS auf und sollten jetzt für alle PDF Dateien das korrekte Icon sehen:

Im zweiten Teil des Artikels (http://blogs.myfirstsharepoint.de/technikblog/sbs2011-sharepoint-foundation-2010-und-pdf-dateien-teil-2) werde ich Ihnen zeigen, wie wir den Adobe PDF iFilter im SharePoint Foundation 2010 des Small Business Server 2011 installieren und anschließend die Suche so konfigurieren, dass auch die Inhalte der PDF Dateien mit indiziert werden!